INFORMATIVA PORTALE CLIENTI – CUSTOMER PORTAL e CALL CENTER | NEWSLETTER E TRACKING PIXEL
In attuazione ddell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e delle normative vigenti sul trattamento dei dati per l’iscrizione alla newsletter di Uteco Converting S.p.A. e per l’eventuale monitoraggio delle interazioni con i messaggi, le forniamo le seguenti informazioni attinenti ai trattamenti e alla protezione dei suoi dati personali.
Uteco Converting SpA, con sede in Viale del Lavoro, 25 ZI - 37030 Colognola ai Colli (VR) – Italy raggiungibile anche chiamando il numero +39 045 617 4555 oppure via mail all’indirizzo privacy@uteco.com
Che tipo di dati sono indispensabili per il funzionamento del portale
PORTALE CLIENTI & CALL CENTER
I dati preimpostati dal Titolare sono già presenti nel CRM del Titolare in quanto trattasi di clienti effettivi. In particolare, per l’attivazione verranno utilizzati dati relativi alla denominazione societaria, dati identificativi del responsabile dell’impianto produttivo o di settore, il Job Title, i corrispondenti dati di contatto che per motivi di sicurezza devono corrispondere con un dominio aziendale, l’eventuale numero di telefono aziendale per assistenza telefonica. Il responsabile potrà in seguito invitare all’accesso del portale altri membri appartenenti all’azienda, utilizzando esclusivamente i dati di contatto aziendali.
TRACKING PIXEL
Sono trattati l’indirizzo e-mail fornito dall’interessato ed eventuali ulteriori dati identificativi o professionali richiesti nel modulo di iscrizione, nei limiti necessari alla gestione del servizio, nonché le informazioni relative ai consensi e alle preferenze espresse.
Previo consenso al tracciamento, le newsletter possono contenere tracking pixel, ossia piccole immagini che consentono di rilevare l’apertura del messaggio, e collegamenti tracciati che consentono di rilevare i clic. Possono essere raccolti dati sull’apertura, sulla relativa data e ora e sui collegamenti selezionati, nonché dati tecnici, quali indirizzo IP e informazioni sul dispositivo o sul programma di posta utilizzato, nei limiti delle funzionalità effettivamente attivate nella piattaforma.
Non è richiesto il conferimento di categorie particolari di dati personali né di dati relativi a condanne penali e reati.
| FINALITÀ DEL TRATTAMENTO | BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO | PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI |
| Per registrazione dell’utente all’interno del customer portal o per assistenza telefonica tramite call center al fine di richiedere assistenza tecnica, richieste amministrative, consigli di acquisto o altre informazioni inerente i macchinari o le attività dell’azienda. | Rapporti contrattuali Art. 6 Par.1 lettera b). | 10 anni dall’ultima prestazione |
| In caso di chiamata attraverso il call center, eventuale registrazione della conversazione ai fini di tutela e sicurezza del Titolare e dei suoi operatori. | Consenso a seguito messaggio iniziale Art. 6 Par.1 lettera a). | 10 anni dall’ultima prestazione |
| Se necessario, registrazione della conversazione allo scopo di formazione dei nostri operatori. | Consenso a seguito messaggio iniziale Art. 6 Par.1 lettera a). | 10 anni dall’ultima prestazione. |
| Al termine dell’assistenza è richiesto in maniera facoltativa un rating di soddisfazione rispetto al nostro servizio di ticketing. Nel caso il cliente evidenziasse delle criticità o mancanze da parte degli operatori, il Titolare si riserva di chiedere un approfondimento allo scopo di poter migliorare la qualità del servizio. | Rapporti contrattuali Art. 6 Par.1 lettera b). | Il dato viene conservato sino all’interruzione del rapporto. |
| Finalità difensive in caso di eventuali contenziosi. | Interesse legittimo Art. 6 Par.1 lettera f). | 6 mesi dalla prestazione |
Modalità del trattamento
Il trattamento avviene mediante strumenti informatici e telematici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e riservatezza, adottando misure tecniche e organizzative adeguate. Per la gestione e l’invio della newsletter il Titolare utilizza Microsoft Dynamics 365.
INVIO DELLE NEWSLETTER
I dati sono trattati per gestire l’iscrizione e inviare periodicamente, tramite e-mail, comunicazioni informative, commerciali e promozionali relative alle attività, ai prodotti, ai servizi e alle iniziative del Titolare.
Base giuridica: consenso libero, specifico e facoltativo dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR
Conservazione: fino alla revoca del consenso o alla disiscrizione e, comunque, non oltre 24 mesi dall’ultimo contatto o corrispondenza attiva dell’interessato. Alla scadenza i dati sono cancellati o anonimizzati, salvo le limitate esigenze di conservazione indicate di seguito.
MONITORAGGIO DELLE INTERAZIONI CON LE NEWSLETTER
I dati raccolti mediante tracking pixel e collegamenti tracciati sono utilizzati per misurare le aperture e i clic e valutare l’efficacia delle comunicazioni inviate.
Base giuridica: consenso preventivo, libero, specifico e facoltativo al tracciamento, distinto da quello per la ricezione della newsletter, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e dell’art. 122 del D.Lgs. 196/2003. Il rifiuto o la revoca di tale consenso non impediscono la ricezione della newsletter.
Conservazione: per il tempo necessario alla valutazione delle comunicazioni, comunque non oltre 24 mesi dalla raccolta, salvo revoca anticipata del consenso o disiscrizione, che interrompono il tracciamento e comportano la cancellazione o anonimizzazione dei relativi dati personali, fatte salve le limitate esigenze di conservazione di seguito indicate.
Dopo la revoca o la disiscrizione possono essere conservate esclusivamente le informazioni necessarie a documentare le scelte espresse, dimostrare la liceità dei trattamenti svolti e impedire ulteriori invii o tracciamenti indesiderati, per il tempo strettamente necessario. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti e al rispetto delle preferenze dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR), nonché l’adempimento di eventuali obblighi di legge (lett. c).
A chi potremmo comunicare i dati
I dati raccolti non saranno oggetto di divulgazione e di diffusione. La comunicazione a terzi è prevista solo verso società terze per assistenza tecnica ed informatica, società operanti nel settore informatico, società appartenenti al Gruppo per finalità di assistenza specifica, inclusa Microsoft per i servizi Dynamics 365, nominati ove necessario Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Si precisa che per necessità di assistenza specifica, il ticket aperto in maniera volontaria da parte dell’interessato, potrà essere gestito, previo inoltre dati, da fornitori tecnici specialistici esterni, con i quali il Titolare ha stipulato specifici accordi. I dati, all’interno di Uteco, sono trattati dal solo personale autorizzato ed istruito. Si precisa nuovamente che l’assistenza potrà essere gestita, in base al tipo o all’orario di richiesta, da personale non operante nel Paese dell’interessato.
Trasferimenti verso Paesi extra SEE
L’utilizzo di Microsoft Dynamics 365 e dei servizi connessi può comportare trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE). Tali trasferimenti avvengono nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza applicabili oppure di garanzie adeguate, quali le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, con eventuali misure supplementari ove necessarie. È possibile richiedere informazioni sui trasferimenti e copia delle garanzie applicabili scrivendo a privacy@uteco.com. I termini sul trattamento dei dati dei servizi Microsoft sono disponibili nel Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA), sul sito www.microsoft.com/licensing/docs.
I diritti dell’interessato | Disiscrizione e revoca del consenso
Lei ha facoltà di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai suoi dati personali, la rettifica, la limitazione e la cancellazione. Lei può sempre richiedere specifica completa del trattamento e dei suoi diritti scrivendo ai contatti messi a disposizione dal Titolare ed indicati ad inizio informativa.
È possibile revocare in qualsiasi momento i consensi, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedenti. Per disiscriversi dalla newsletter è possibile utilizzare l’apposito collegamento presente nelle comunicazioni o scrivere a privacy@uteco.com. Per revocare soltanto il consenso al tracciamento, continuando a ricevere la newsletter, è possibile scrivere allo stesso indirizzo, indicando tale scelta, oppure utilizzare le opzioni di gestione delle preferenze, ove disponibili nei messaggi.
Diritto di Reclamo
Se ritiene che il trattamento che la riguarda violi il Regolamento GDPR EU-2016/679 ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Dati reperibili sul sito www.garanteprvacy.it
Ovvero all’elaborazione e al trattamento dei dati da parte di Uteco Converting SpA per le finalità di marketing di cui al punto b) del paragrafo Finalità del Trattamento, con le modalità di trattamento previste, cartacee, automatizzate e telematiche, a mezzo posta ordinaria od elettronica, telefono e qualsiasi altro canale informatico.
Ovvero all’elaborazione e al trattamento dei dati da parte di Uteco Converting SpA per le finalità di profilazione di cui al punto c) del paragrafo Finalità del Trattamento, relative - a titolo esemplificativo e non esaustivo - alle abitudini e propensioni al consumo, comportamento, consultazione e utilizzo del sito web.